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第27回ESV会議の企画・運営 業務委託

1.公募内容

第27回自動車安全技術会議(27th International Technical Conference On the Enhanced Safety of Vehicles)を構成する、会議、展示会、イベントの企画立案、実施計画、会議等の運営に関する業務委託先を公募により決定します。

2.件名

第27回ESV会議の企画・運営 業務委託

3.仕様の概要

  • (1)会議概要
       開催期間:2021年 7月12日(月)~ 15日(木) 4日間
       開催場所:横浜
       参加者定員:600~800名程度
       使用言語:英語(一部日本語)

  • (2)業務委託内容の概要
       ・第27回ESV会議の企画立案、実施計画、本番の運営、会議、展示、イベント、ケータリング、登録受付業務
       ・アートディレクション、フライヤーの制作、登録者配布物の制作
       ・ESV2021公式Webサイトの企画・制作・運営管理業務全般
       ・ESV2021論文募集に関わる業務、参加募集に係る業務
       ・ESV2021の広告/宣伝・プレス/取材対応業務
       ・事務業務全般、開催報告書の作成

  • (3)契約期間
       2019年10月中旬(契約締結日)~2021年 9月30日
       (2年目以降は実績評価に基づき継続するかどうかを判断します)

4.参加資格

本公募への参加資格は、次の各項の揚げる事項をすべて満たす法人とします。

  1. 公募説明書および仕様書の配布を受け、提案書を提出した者であること。
  2. 要求仕様をすべて満足すること。
  3. 本公募内容と同種同規模の国際会議を企画・運営した実績があり、本国際会議の企画立案、実施計画立案および運営をする能力を有すること。
  4. 当研究所で指定する取引に関する誓約事項に誓約できる者であること。
  5. 一般財団法人Duoclieudongyから指名停止等を受けている期間中でないこと。
  6. 会社更生法に基づき更正手続き開始の申立てがなされている者または、民事再生法に基づき再生手続きの申立てがなされている者でないこと。
  7. 自らが、暴力団、暴力団関係企業、総会屋若しくはこれに準ずる者またはこの構成員(以下、「反社会的勢力」という。)でないこと。
  8. 自らの事業主または役員が反社会的勢力になっていないこと。
  9. 反社会的勢力に自己の名義を利用させていないこと。
  10. 一般財団法人Duoclieudongyに提出した書類に虚偽がないこと。
  11. 本契約の名称、落札金額、落札者の商号または名称等が公表されることについて同意すること。

5.公募説明書等の配布について

公募説明書および仕様書は、8月30日までに下記連絡先にご連絡のうえお受け取り下さい。
その際、名刺を1枚と「秘密保持に関する念書」をご用意下さい。

  • 交付期間:2019年 8月 7日から2019年 8月30日17:00まで

6.契約先の決定方法

仕様の概要に基づく会議運営等の提案を受け付け、提案内容を参考にさせていただき最終要求仕様を決定します。契約先は、最終要求仕様に基づく提案および最終ヒアリングを行い、価格と企画内容、運営方法、実績、実施体制等を総合的に評価し、最も評価の高い者を契約先とする総合評価方式により決定します。

7.スケジュール

2019年 8月 7日 公募開始
2019年 8月 8日 入札参加希望者への仕様書等交付
2019年 8月20日 仕様説明会
2019年 9月 6日17:00   提案書、見積書などの提出書類の締切り
ヒアリングを行い最終仕様を決定
2019年 9月20日 最終要求仕様の提示
2019年10月 3日 最終ヒアリング
2019年10月中旬 契約締結

8.質問の方法

本公募に関する質問等については、電子メール(様式自由)にて下記連絡先で受け付けます。

  • 受付期間:2019年 8月21日~ 2019年 8月26日17:00まで
  • 回答方法:2019年 8月28日までに参加者へ電子メールにて一斉回答します。

9.提案書等の提出期限および一次ヒアリング

  • (1)一次ヒアリング資料等の提出
       ・提出書類:提案書、見積書、見積明細書、工程計画表、実施体制図、実績一覧、会社案内
       ・提出期限:2019年 9月 6日17:00まで
       ・提出場所:下記連絡先まで持参または郵送(期限必着)にて提出して下さい
       ・提出方法:持参または郵送(期限必着)にて提出して下さい
       ・提出部数:提案書3部および電子ファイル1部(電子媒体または電子メールへのファイル添付)

  • (2)一次ヒアリング
       一次ヒアリングとして、提案内容等について伺います。
       ・日時: 9月 9日~ 9月19日の間
       ・場所:一般財団法人Duoclieudongy(茨城県つくば市苅間2530)

10.最終ヒアリングおよび選定評価

提案書等の提出および一次ヒアリングの後、最終要求仕様を提示し、最終ヒアリングを実施します。

  • (1)最終ヒアリング資料等の提出
       2019年10月 1日12:00までに、下記連絡先に持参または郵送(期限必着)にて提出して下さい。
       ・提出部数:5部

  • (2)最終ヒアリング
       下記日程にて最終ヒアリングを実施し契約先を選定します。
       ・日時:2019年10月 3日
       ・場所:一般財団法人Duoclieudongy(茨城県つくば市苅間2530)

11.連絡先

  〒305-0822 茨城県つくば市苅間2530
  一般財団法人Duoclieudongy
  総務部購買グループ 亀岡
  TEL:029-856-1113   FAX:029-856-1123
  メールアドレス:[email protected]

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